Politique de confidentialité

Cette politique explique comment LES CRECHES O P'TIT MOME collecte et utilise les données personnelles des familles, des professionnelles de la petite enfance et des gestionnaires dans le cadre des applications Sôfy, Sôfy Pro et Sôfy Connect, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via Sôfy, Sôfy Pro et Sôfy Connect est la société LES CRECHES O P'TIT MOME, SAS au capital de 18 220 €, immatriculée au RCS de Lille sous le n° 879 945 814, dont le siège social est situé 340 Avenue de la Marne, 59700 Marcq-en-Barœul, représentée par Jimmy Dacquin.

Nous contacter

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : admin@sofy-app.com.

Données collectées et finalités

Les données collectées et leurs finalités diffèrent selon le profil d'utilisateur :

Familles (Sôfy Connect) :

Données collectées : Identité et coordonnées des représentants légaux, identité et informations de l'enfant, pré-inscriptions, réservations et absences, messages échangés avec l'équipe, photos/vidéos de l'enfant, factures
Finalités : Gestion de la relation contractuelle, transmission des informations quotidiennes de l'enfant, facturation, communication avec la micro-crèche
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD)

Professionnels (Sôfy Pro) :

Données collectées : Identité professionnelle, planning et pointage, transmissions quotidiennes rédigées, messages avec les familles, photos/vidéos prises dans le cadre de l'activité
Finalités : Gestion du planning et de l'activité professionnelle, traçabilité des transmissions aux familles
Base légale : Exécution du contrat de travail / intérêt légitime (art. 6.1.b et 6.1.f RGPD)

Gestionnaires (Sôfy) :

Données collectées : Identité et coordonnées, contrats, données de facturation, plannings enfants et professionnels, actualités publiées
Finalités : Gestion administrative et financière de la micro-crèche, pilotage de l'activité
Base légale : Exécution du contrat, obligation légale (comptabilité, réglementation petite enfance)

Seules les données nécessaires à ces finalités sont collectées, conformément au principe de minimisation posé par l'article 5 du RGPD.

Données de santé de l'enfant

La fiche de l'enfant peut contenir des informations relatives à sa santé (allergies, projet d'accueil individualisé — PAI, statut vaccinal). Il s'agit de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, soumises à un régime renforcé. Conformément au référentiel de la CNIL relatif aux traitements de données dans le secteur de la petite enfance :

Les informations relatives aux allergies ou à une pathologie de l'enfant ne peuvent être enregistrées qu'avec le consentement exprès des représentants légaux ;
La nature exacte d'un handicap ou d'une pathologie n'est pas détaillée dans l'outil : seule la mention de besoins de soins particuliers (PAI, PPS) peut figurer, sans précision médicale ;
Les informations relatives au statut vaccinal obligatoire de l'enfant peuvent être enregistrées à jour ;
Les certificats médicaux, lorsqu'ils sont conservés, le sont sous pli fermé et non numérisé, avec l'accord des représentants légaux ;
Les mentions relatives au régime alimentaire de l'enfant excluent toute indication à caractère religieux ou confessionnel (ex. « halal », « casher ») ; seules des mentions de nature médicale ou d'hygiène alimentaire (ex. « sans porc », « sans gluten ») sont admises.

Ces données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées de l'équipe encadrante de la micro-crèche concernée, dans la stricte mesure nécessaire à la sécurité et au bien-être de l'enfant.

Destinataires des données

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées : équipe dédiée Sôfy de LES CRECHES O P'TIT MOME, gestionnaire(s) et professionnelles de la micro-crèche concernée, dans la limite de leurs attributions respectives. Elles sont également accessibles à notre hébergeur, OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix), en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, lié par un contrat encadrant la sécurité et la confidentialité des données hébergées. Aucune donnée n'est vendue ou communiquée à des tiers à des fins commerciales.

Durée de conservation

Les durées de conservation variant selon le type de données :

Dossier de l'enfant et de la famille (fiche, transmissions, photos/vidéos, messages) :

Durée de conservation : Jusqu'à 3 ans après le départ de l'enfant de la micro-crèche, puis suppression ou anonymisation
Base : Recommandation de la CNIL pour le secteur de la petite enfance

Données de santé sensibles (allergies, PAI) :

Durée de conservation : Durée de l'accueil de l'enfant ; suppression au départ de l'enfant sauf obligation contraire
Base : Principe de minimisation (art. 5 RGPD)

Documents comptables et factures :

Durée de conservation : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice
Base : Article L123-22 du Code de commerce

Comptes utilisateurs (familles, professionnelles, gestionnaires) :

Durée de conservation : Durée de la relation contractuelle, puis archivage intermédiaire limité aux besoins probatoires
Base : Intérêt légitime / obligations légales

Sécurité des données

LES CRECHES O P'TIT MOME met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (contrôle des accès, chiffrement des échanges, hiérarchisation des droits par profil, hébergement sécurisé chez OVH SAS) afin de préserver la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données, et d'empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

Cookies et traceurs

Le site internet Sôfy peut utiliser des cookies ou traceurs. Conformément aux recommandations de la CNIL, les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité, mémorisation des choix de navigation) ne requièrent pas de consentement préalable. En revanche, tout cookie de mesure d'audience non exempté ou tout traceur à finalité publicitaire ou de personnalisation ne peut être déposé qu'après recueil du consentement libre, spécifique, éclairé et révocable de l'utilisateur, via un bandeau ou une solution de gestion du consentement.

Transferts de données hors Union européenne

À ce jour, l'ensemble des données collectées via Sôfy, Sôfy Pro et Sôfy Connect est hébergé et traité au sein de l'Union européenne, sans transfert vers un pays tiers. Si un tel transfert devait être mis en place à l'avenir (par exemple via un prestataire technique situé hors UE), il serait encadré par les garanties appropriées prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne, notamment), et la présente politique serait mise à jour en conséquence.

Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne dispose sur ses données personnelles (et, pour les représentants légaux, sur celles de leur enfant mineur) des droits suivants :

Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en obtenir une copie ;
Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
Droit à l'effacement : demander la suppression des données, dans les limites prévues par la loi ;
Droit à la limitation du traitement ;
Droit d'opposition, pour motif légitime ;
Droit à la portabilité des données fournies ;
Droit de définir des directives relatives au sort des données après le décès ;
Droit de retirer à tout moment un consentement donné (notamment pour les données de santé de l'enfant).

Ces droits s'exercent auprès de admin@sofy-app.com, accompagnés d'un justificatif d'identité. En cas de réponse insatisfaisante, une réclamation peut être introduite auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Données concernant les enfants mineurs

Les données relatives aux enfants accueillis en micro-crèche sont saisies et gérées par leurs représentants légaux (via Sôfy Connect) et par les professionnelles habilitées (via Sôfy Pro). Les droits prévus par le RGPD relatifs aux données de l'enfant sont exercés par ses représentants légaux jusqu'à sa majorité.

Modification de cette politique

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour, notamment pour tenir compte des évolutions législatives, réglementaires ou des évolutions fonctionnelles de Sôfy, Sôfy Pro et Sôfy Connect. La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.